Archiwizacja dokumentów w erze cyfrowej

W dzisiejszych czasach archiwizacja dokumentów to coś zupełnie innego niż składowanie segregatorów. W epoce cyfrowej „papiery” trzymane są na twardych dyskach. A to pozwala znacznie usprawnić pracę.

Dane dają do myślenia. Jedno na cztery polskie przedsiębiorstwo zaliczane do kategorii dużych zleca archiwizację dokumentów firmom zewnętrznym. Co więcej, niemal cztery z dziesięciu dużych przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie na zewnątrz także korespondencji. Nikt nie chce grzebać się w papierkach samodzielnie.

Dlaczego firmy decydują się na tego rodzaju działania? Archiwizacja dokumentów to proces dość prosty, jednak czasochłonny, zabierający miejsce oraz podnoszący koszty działania przedsiębiorstwa. Tymczasem zlecenie operacji związanych z obiegiem dokumentów firmie zewnętrznej pozwala zrzucić z barków pracowników ten obowiązek. A zatem ułatwia im pracę i podnosi jej efektywność.

Działania, w ramach których archiwizacja dokumentów zlecana jest partnerowi zewnętrznemu na zasadzie outsourcingu ma jeszcze jedną zaletę. Pozwala zrzucić z pracowników odpowiedzialność za zgubione lub zniszczone dokumenty firmowe. A to poważny problem. Badania pokazują, że aż czterdzieści procent pracowników przyznaje się do gubienia ważnych papierów. Wielu ma problemy także z odnalezieniem tych, które są w danym momencie potrzebne do wykonywania obowiązków. Statystyki są porażające. Przeciętny pracownik merytoryczny poświęca bowiem aż dziewięć godzin tygodniowo na poszukiwanie dokumentacji niezbędnej w jego pracy. Co więcej, aż trzy i pół godziny są całkowicie stracone, ponieważ pracownikom nie udaje się znaleźć poszukiwanych informacji. A strata czasu to strata pieniędzy.

Można więc powiedzieć, że prawidłowa archiwizacja dokumentów to wymóg, którego spełnienie znacznie podnosi wydajność przedsiębiorstwa. I jako taki powinien być traktowany w sposób szczególny. Tak dzieje się coraz częściej.

Nowoczesne systemy, które gwarantują, że archiwizacja dokumentów przebiegać będzie prawidłowo zaczynają obejmować digitalizację papierów. Jeśli zajmuje się tym firma zewnętrzna, trzeba najpierw zeskanować całe archiwum, a następnie przekazać je partnerowi. Ten zajmuje się resztą. Raz lub dwa razy w tygodniu przedstawiciel zewnętrznej firmy prowadzącej archiwizację zjawia się u swojego partnera i skanuje nowe dokumenty. Następnie wprowadza je do własnego systemu elektronicznego, gdzie czekają na swoją kolej i wykorzystanie. Takie działanie daje spore oszczędności. Pozwala także pracownikom uwolnić się od konieczności składowania dokumentów, do których czasem w ogóle nie zaglądają.

Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii zmienia się także archiwizacja dokumentów. Warto pamiętać o tym, że ważne informacje trzymane w formie cyfrowej zabezpieczone są przed zniszczeniem materialnym. Nikt nie wyleje na nie kawy. Z drugiej strony istnieje niebezpieczeństwo, że dokumenty w wersji cyfrowej zostaną skasowane lub, że ktoś się do nich włamie. Tak czy inaczej – coś za coś.