E-faktury i ich zalety

Faktura elektroniczna to hasło ostatnio niezwykle popularne wśród przedsiębiorców i fakturzystów. Wzrost zainteresowania e-rachunkami jest bardzo duży i jest skutkiem głównie liberalnych zmian w ustawodawstwie podatkowym.

Od początku stycznia tego roku obowiązujące są liberalne przepisy dotyczące rachunków elektronicznych, które bardzo ułatwiają wykorzystanie takiej formy potwierdzania obrotu towarowego. E-faktura posiada wiele zalet, a wydatki związane z wdrożeniem są bardzo niewielkie. Niżej zostaną przedstawione korzyści dla przedsiębiorców wiążące się z fakturami elektronicznymi.

Niezwykle ważną zaletą e-faktury jest redukcja obciążeń związanych z obrotem dokumentami. Decydując się na fakturę elektroniczną podatnicy zmniejszają przede wszystkim koszty opłat pocztowych. Aktualnie za wysłanie jednego dokumentu płaci się około czterech złotych polskich, a z kolei koszt nadania maila jest bliski zeru. Przedsiębiorcy nie płacą za koperty, ani nie marnotrawią czasu pracy, jaki pracownik przeznacza na dojście do filii poczty. Poza tym minimalizowane są koszty wydruku faktur. W znacznej mierze są to nakłady na papier xero i tusz do drukarek. Jednak niewiele przedsiębiorstw uświadamia sobie, że dzięki fakturom elektronicznym obniżane są również wydatki powiązane z konserwowaniem drukarek i energią elektryczną do ich zasilania. Poza tym do wystawienia faktury elektronicznej potrzebne jest dużo mniej czasu niżeli w przypadku typowej faktury sprzedaży, dlatego zaoszczędzony czas pracy fakturzysty da się zagospodarować w alternatywny sposób. Razem z wdrożeniem do firmy e-faktury, wyłania się kolejna korzyść, to niwelacja wydatków na archiwizację dokumentów handlowych. Podatnicy mają obowiązek przetrzymywania dokumentów handlowych przez 5 lat, w przypadku stosowania drukowanych rachunków konieczne jest zwykle wydzierżawienie dodatkowego miejsca na segregatory z fakturami VAT, które niejednokrotnie zajmują znaczną ilość miejsca.

Zastosowanie e-faktur ma niezwykle dobry wpływ na status marketingowy firmy. Przedsiębiorca stosujący e-faktury będzie zauważany, jako podmiot pro-ekologiczny. Taki wizerunek firmy z pewnością jest postrzegany pozytywnie i może zapewnić biznesowi wielu nowych odbiorców. E-rachunki są bardzo dobrym elementem akcji reklamowej, i z pewnością ich wykorzystanie przyniesie biznesowi wysokie obroty.

Faktura elektroniczna ma korzystny wpływ również na kontakty handlowe z nabywcami. Nabywca dóbr znacznie szybciej odbiera e-rachunek, w efekcie może wcześniej potrącić podatek naliczony z e-faktury. Korzyścią dla dostawcy będzie z kolei wcześniejsza zapłata za e-fakturę, gdyż kupujący nie będzie argumentował, że nie zapłacił zobowiązania, ponieważ nie dostarczono mu faktur. Wdrożenie faktur elektronicznych niweluje również szkody wynikające z pomyłek poczty. Ponadto wykorzystanie e-rachunków znacząco wspomaga proces wiązania przesłanych e-rachunków ze złożonymi zamówieniami.

Wyżej wskazane zostały zalety płynące z faktur elektronicznych. Wielu benefitom trzeba przeciwstawić wydatki związane z e-fakturami. Do używania e-faktur niezbędny jest kwalifikowany e-podpis lub system EDI. O wiele tańszym rozwiązaniem wydaje się być e-podpis, którego roczny koszt wynosi dzisiaj mniej więcej 120 PLN. Stanowi to równowartość nakładów na usługi pocztowe za przesłanie kilkudziesięciu faktur. Biorąc w rachubę to, iż oszczędzamy na kilku innych rzeczach to koszt ten wydaje się być znikomy. Oprócz tego podpis elektroniczny może być wykorzystywany do podpisywania innych papierów, zwłaszcza zeznań podatkowych. Trzeba też wspomnieć, że podatnicy zatrudniający pięciu i więcej pracowników, mają obowiązek posiadać e-podpis, ponieważ jest on konieczny do elektronicznych rozliczeń z ZUS-em. Następny zasadniczy koszt e-faktur to wydatki na archiwizację faktur. Przedsiębiorca ma obowiązek zagwarantować prosty i niezwłoczny wgląd do faktur elektronicznych inspektorom podatkowym. Wiąże się to z zakupem dobrego i bezpiecznego urządzenia do przechowywania danych, co w dzisiejszych czasach nie jest dużym kosztem. Właściwie na tym kończą się koszty faktury elektronicznej.

W konkluzji, wypada stwierdzić, iż faktura elektroniczna to postępowe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które wkrótce stanie się standardem. Rozsądni biznesmeni nie powinni ociągać się z wdrożeniem e-rachunków, ponieważ z każdym dokumentem wysłanym tradycyjną pocztą wydają bezsensownie pieniądze. Minister Finansów liberalizując regulacje dotyczące e-rachunków daje sposobność przedsiębiorcom, której nie powinni oni zaprzepaścić. Każdy przedsiębiorca, który nie wdroży e-faktur, może niedługo znaleźć się bardzo daleko za innymi firmami z branży, a ponadto, może utracić także znaczną liczbę swoich klientów.

Stopka autorska: E-faktura – http://www.efakturavat.pl