Jak wygląda dobre zarządzenie projektami?

Zarządzanie projektami to proces, który ma wiele etapów oraz przebiega na wielu płaszczyznach. Zaczyna się od pracy menadżera, ale obejmuje również zadania stojące przed szeregowymi pracownikami. Pozwala osiągać zamierzone efekty bez przekraczania ustalonego budżetu oraz w z góry ustalonym czasie.

Efekt finalny: produkt

Zarządzania projektami to bardzo często w praktyce praca nad konkretnym produktem. Pozwala stworzyć, zmienić i udoskonalić wcześniej obmyślany produkt. Może dotyczyć zarówno pracy nad nową książką, jak i płynem do mycia naczyń, często obejmuje tworzenie nowych stron www, logotypów, czy udoskonalenia wcześniej stworzonego produktu lub usługi.

Menadżer zajmujący się zarządzaniem projektem ma za zadanie kontrolowanie wykonywanych prac, oddelegowanie pracowników do ich wykonywania, wspieranie ich działań oraz ewentualnie wprowadzanie korekt. Zarządzanie projektem może zatem polegać na tworzeniu od zera nowego produktu, udoskonalaniu już posiadanego lub też może być innowacyjnym testowaniem nowych możliwości.

Kiedy zarządzanie jest niezbędne?

Zarządzanie projektem nie jest konieczne w każdej sytuacji. Jednak jeśli projekt jest duży i rozbudowany, to pozwala uniknąć wielu błędów, stresów oraz niepotrzebnych przeróbek. Dzięki profesjonalnemu zarządzaniu można liczyć na to, że produkt powstanie w krótszym czasie oraz przy wykorzystaniu mniejszych nakładów pieniędzy.
Zarządzanie projektem umożliwia prowadzenie biznesu w spokojniejszej atmosferze i w lepszym stylu, bez dopuszczania do chwil, kiedy klient jest niezadowolony z tempa pracy, czy ma zastrzeżenia co do ich stylu. Dzięki zarządzaniu projektami można mieć pewność, że po współpracy kontrahent będzie miał pozytywne odczucia, co niewątpliwie wpłynie na całościowy wizerunek firmy.

Jak zarządzać?

Do zarządzania należy podejść w spokojny, rozważny sposób. Podstawa to trzymanie się z góry ustalonego planu, bez poprzestawaniu na chwilowych rozwiązaniach, czy też bez poleganiu niesprawdzonym metodom. W tym zakresie sprawdza się dyscyplina. Z racji jednak tego, że w życiu nie da się wszystkiego przewidzieć, dobra jest również elastyczność w działaniu oraz dostosowywanie się do aktualnych warunków oraz możliwości, jakie za nimi stoją.

Ciekawe jest jednak to, że nie ma jednego sposobu zarządzania projektami. Każdy menadżer może mieć swoje sposoby na kierowanie pracami, może też wykorzystywać różne metody i kontrolować pracę w odmienny sposób. Dużo zależy od jego temperamentu, zasobu wiedzy, doświadczenia w zarządzaniu. Ponadto sposób zarządzania może się różnić od tego, jakiego obszaru dotyczy oraz jaką grupę obejmuje.

Zarządzanie projektami: kilka cech

Ilość projektów, ich złożoność, sposób wdrażania dużo mówi o kondycji firmy oraz jej perspektywach rozwoju. Daje jasny sygnał dotyczący tego, w jaki sposób odbywa się współpraca w danym przedsiębiorstwie, jakie zasady się wyznaje oraz jak działają pracownicy danej firmy.

Praca systemowa

Zarządzanie projektem nie należy jedynie do menadżera projektu. Na sukces projektu pracuje wiele osób. Dlatego mówiąc o zarządzaniu, często przyrównuje się ten proces do systemu, czy inaczej naczyń połączonych, między którymi znaczenie odgrywają kontakty międzyludzkie oraz wykonywana przez nich praca, która dopiero na skutek starań wszystkich tworzy pewną całość.

Staranność

Praca nad projektem wymaga czasu i rozwagi. Jeśli zapomnimy o staranności, końcowa faza działań nie przyniesie zadowalających efektów, trzeba się liczyć również z wystąpieniem błędów także na etapie wdrażania poszczególnych rozwiązań. Czujność oraz bieżąca kontrola niezbędna jest już na etapie planowania prac, zarysowywania poszczególnych etapów, aż po fazę zakończenia projektu.

Stałe ulepszanie

Zarządzanie projektem polega także na stałym udoskonalaniu wykonywanych czynności, poprzez obserwację i ocenę efektywności działań i wdrażanie rozwiązań, które pozwalają na poprawę ostatecznej wersji produktu. Stałe ulepszanie to nauka poprzez doświadczenie i poprawa jakości działań.

Gotowość do podejmowania decyzji

Zarządzanie projektem polega na podejmowaniu decyzji. Jednak nie tylko w fazie planowania projektu, ale również później, kiedy jest on wdrażany. W ten sposób inicjuje się, wybiera oraz decyduje o kontynuacji najwłaściwszych projektów oraz pozwala się najlepiej wykorzystać posiadany potencjał i wykorzystać uzyskane zasoby. Często podejmuje się decyzję o połączeniu zarządzania kilku projektów i w razie potrzeby zarządzanie nimi wspólnie.

Skuteczne zarządzanie projektami pozwala uzyskać najlepsze efekty w długiej i krótkiej perspektywie czasowej. Dlatego starania o to, by praca ta była wykonywana jak najlepiej w dobrych firmach są priorytetem.

Metodyka Price 2

Metodyka Prince2 opiera się na pewnych podobieństwach między zarządzaniem różnymi projektami. Okazuje się, że mimo że często cele i przedmioty projektów są inne, to istnieje wiele wspólnych właściwości, które pozwalają dopracować metodykę zarządzania. Jedną z nich jest metodyka Prince2 przez lata opracowywana i udoskonalana, by mogła służyć szerokiej grupie odbiorców.

Kilka słów o Prince 2

Prince 2 to metodyka będąca własnością Rządu Wielkiej Brytanii. Jest to sposób zarządzania oparty na produktach. Może być stosowany do kierowania projektami różnej wielkości oraz wielu rodzajów.
Metodyka Prince2 została zarejestrowana po znakiem CCTA i często właśnie z nim jest kojarzona. Mimo doskonale zweryfikowanego autorstwa, dzisiaj metodyka Pribce2 dostępna jest do swobodnego wykorzystywania, dla wszystkich bez potrzeby wykupywania licencji czy też uzyskiwania dodatkowych pozwoleń.

PROMPT

U podstaw zarządzania metodyką Prince 2 leży PROMPT, czyli metodyka stosowana w projektach informatycznych, autorstwa prywatnej firmy Simpact Systems Limited. Metodyka ta powstała i została przetestowana w latach 70-tych ubiegłego wieku. Po raz pierwszy metodyka Prince2 została opublikowana w 1996 roku. Po debiucie metodyka ta szybko zdobyła dużą popularność nie tylko w Wielkiej Brytanii, ale również na całym świecie.

Czym wyróżnia się metodyka Prince2 od innych sposobów zarządzania?

Metodyka Prince2 ma to do siebie, że bierze pod uwagę w tym samym stopniu potrzeby i interesy kilku grup osób: dostawcy, użytkownika i biznesmena. Metodyka ta, co można uznać za dość oryginalne rozwiązanie, bierze pod uwagę relacje między najważniejszymi grupami wpływającymi na projekt. W ten sposób jest dobrym sposobem zarządzania w przypadku dużych, złożonych projektów i większych organizacji.

Ponadto dużą uwagę metodyka ta skupia na podziale ról między poszczególnymi osobami. Chodzi o to, by zadania nie pokrywały się, aby każdy dokładnie wiedział, co należy do jego obowiązków. Łączenie ról stanowi bowiem głównie o niepowodzeniu całego projektu.

Inna przyczyna niepowodzeń wiąże się z bezpośrednim wpływem inwestora lub sponsora na pracę nad projektem. Metodyka Prince2 wyróżnia się również tym, że nie pozwala na taką zależność. Istnieje możliwość kontroli prac nad projektem, ale poprzez wyznaczenie przedstawiciela w komitecie sterującym, pracującego przy każdym projekcie.

Stopka autorska: Scrum – przewodnik po zarządzaniu projektami