Niszczenie dokumentów, a symbole dokumentacji

Dokumentacja we wszelkiego rodzaju urzędach państwowych czy firmach prywatnych, nie może być niszczona według własnego upodobania. Wszelka dokumentacja spraw, prowadzonych w instytucjach, musi znaleźć się w archiwum, gdzie uzyska odpowiedniego rodzaju oznaczenia. Jakie zatem oznaczane są dokumenty i co owe symbole oznaczają?

Archiwum w każdej firmie, instytucji mają dwa rodzaje oznaczeń, a mianowicie są to symbole A i B. Kategoria A oznacza wszystkie dokumenty w firmie, które stają się archiwalne i zostają złożone w archiwum, w którym będą składowane latami.

Z kolei kategoria B, oznacza dokumenty, które nie są jeszcze archiwizowane i w każdej chwili mogą wrócić do obiegu. Przyjrzyjmy się jednak bliżej tej kategorii, gdyż podzielona jest ona na kilka mniejszych, w zależności od wagi dokumentów.

Zatem, wszelkie dokumenty, które otrzymają symbol B, z jakąkolwiek cyfrą, będą przez pewien okres przetrzymywane w firmie, jako dokumenty czynne. Cyfra przy symbolu B, oznacza liczbę lat, ile dokument powinien być archiwizowany. Dopiero po tym okresie może nastąpić niszczenie dokumentów.

Duża literka E, przy symbolu B, będzie z kolei, oznaczała wszystkie dokumenty, jakie winny zostać składowane, do momentu ponownego ich zweryfikowania. Weryfikacja, po danym okresie, ma rozsądzić czy dokument nadaje się do dalszego składowania, czy może jednak będzie podlegał on operacji, jaką jest niszczenie dokumentów.

Z kolei, jeśli natkniemy się w archiwum na dokumenty, gdzie obok litery B, znajduje się mała literka c, to musimy wiedzieć iż tego rodzaju dokumentacja jest niezwykle krótkoterminowa. W praktyce po kilku dniach czy tygodniach, tak oznaczona dokumentacja podlega zniszczeniu.

Widzimy zatem, iż dokumenty, jakie zostają wytworzone w firmach, różnego rodzaju rodzaju, w polskich instytucjach państwowych, nie mogą zostać zniszczone, zgodnie z wolą urzędnika. Każdy rodzaj pisma, rodzaj sprawy, ma nadany odpowiedni bieg, i w momencie kiedy wszelka dokumentacja trafia do archiwum, uzyskuje on odpowiedni symbol, który będzie mówił co należy z danym dokumentem zrobić.

Warto o tym pamiętać, w momencie kiedy będziemy mieli jakiekolwiek do czynienia z dokumentami, warto wiedzieć, iż wszystko musi być w należytym porządku.

Stopka autorska: niszczenie dokumentów – http://www.aktana.pl