Zarządzania projektami według Prince 2

Każdy projekt kierowany zgodnie z podstawami Prince 2 uwzględnia osiem ważnych procesów, które nie pozostają bez wpływu na proces zarządzania. Co ciekawe procesy te nie muszą występować po sobie w formie sekwencji, a relacje między nimi bywają dość złożone i trudne w ocenie w pierwszym kontakcie.

Uruchomienie projektu

prince 2

Pierwszym etapem rozpoczęcia prac jest uruchomienie projektu. Na tym etapie dochodzi do ustalenia celów, weryfikacji, czy posiada się dobry, opłacalny projekt oraz jest czas na przymierzanie się do realizacji konkretnego zadania. Bardzo ważnym punktem jest ustanowienie zespołu, który nad danym projektem będzie pracował oraz szczegółowego planu wraz z kolejnymi punktami ich wdrażania.

Inicjowanie projektu

Kolejnym punktem jest inicjowanie projektu, czyli rozważanie, jak rozpocząć realizację, biorąc pod uwagę posiadane zasoby. Należy wziąć pod uwagę ewentualne korzyści oraz poziom ryzyka, które stanowią podstawę do rozpoczęcia działań. Przed startem należy ustalić ponadto: harmonogram prac, konkretną wizję projektu, rejestr ryzyka, plan jakości. W efekcie powstają dokumenty inicjujące projekt, towarzyszące wszystkim pracom nad nim.

Strategiczne zarządzanie projektem

Ten obszar prac uwzględnia wydawanie pozwoleń na wykonywanie poszczególnych prac oraz angażowanie konkretnych środków i rozwiązań. Może paść decyzja o wcześniejszym zakończeniu prac, czy też zamknięcia poszczególnych etapów.

Sterowanie etapem

Sterowanie etapem polega na stworzeniu zbiorowego pakietu prac oraz aktualizacji wcześniej stworzonej dokumentacji projektowej. Jeśli zauważa się, że projekt zmierza w złym kierunku, konieczne jest wprowadzenie planu awaryjnego i naprawczego zaistniałej sytuacji.

Zarządzanie wytwarzaniem produktów

To główny zakład produkcyjny, który zużywa większość posiadanych zasobów. Na podstawie raportów z wykonanych prac prowadzone są przeglądy jakości, ocena ich wykonania.

Zarządzanie zakresem etapu

W momencie kończenia danego etapu, konieczne staje się przygotowanie prac do kolejnego etapu: planu oraz schematu działań. Kolejny ważny obowiązek to przygotowanie raportu zakończenia etapu.

Zamykanie projektu

Jednym z ostatnich etapów jest zamykanie projektu, czyli podsumowania listy zysków oraz strat. Najważniejszym punktem tego etapu jest analiza rezultatów.

Planowanie

Równie ważnym etapem jest planowanie, czyli przygotowywanie założeń do dalszej pracy, z uwzględnieniem pracy nad jakością oraz stopnia ryzyka.

Kierownik projektu – kim jest i jakie ma zadania?/

Project Manager to osoba zajmująca się realizacją projektów. Próba zdefiniowania tego terminu jest bardzo trudna. Zawód project menadżera łączy bowiem wiele odrębnych zawodów w jednym. Dlatego by odnosić sukces na tej przestrzeni, potrzebna jest nie tylko wszechstronna wiedza, ale również konkretne cechy charakteru.

Zróżnicowanie

Trudno porównywać zadania project menadżera pracującego w małej firmie, realizującego jedno większe zadanie, a takiego, który pracuje nad kilkoma projektami w dużej korporacji i kontrolującego pracę setek ludzi. Wyzwania stawiane przed projekt menadżerami zmieniają się również na przestrzeni lat.

Jakie umiejętności?

Kierownik projektu powinien posiadać wiele umiejętności. Do zarządzania projektami potrzebna jest wiedza merytoryczna, umiejętności komunikacyjne oraz zdolności interpersonalne. Kierownik, by osiągać sukces, musi identyfikować się z zespołem, mieć z nim dobry kontakt, umieć do niego trafić, jak również rozwiązywać problemy, na bieżąco na nie reagując. Musi mieć także wystarczającą wiedzę dotyczącą meritum, by móc zastąpić pracę konkretnej osoby z zespołu, wspomóc grupę pracowników, gdy zaistnieje taka potrzeba. Najlepsza sytuacja jest wtedy, kiedy jest on specjalistą w danej dziedzinie, a nie jedynie osobą z zewnątrz oddelegowaną do roli projekt menadżera.

Elastyczność

Jedną z najważniejszych cech projekt menadżera jest elastyczność, czyli umiejętność dostosowywania się do zmiennych warunków. Trzeba być otwartym na pracę z różnymi osobami, w konkretnych branżach, z różnymi podwykonawcami, sponsorami oraz mieć wiedzę, jak do każdej z tych grup trafić.
Z elastycznością wiąże się również świeże podejście do pracy, entuzjazm w stosunku do stawianych zadań oraz głowa pełna pomysłów, która pozwala na realizację wyznaczonych planów w określonym czasie i we wcześniej ustalony sposób. Menadżer powinien być zawsze gotowy do pracy w różnych warunkach.

Gotowość do ciągłej nauki

Projekt menadżer powinien dbać nie tylko o swój rozwój, ale również o samopoczucie, które pozwala w realizacji wyznaczonych wcześniej celów oraz chroni przed czymś równie groźnym: wypaleniem zawodowym, które może mieć groźne skutki, w tym prowadzić do rezygnacji z zawodu. Na rynku jest wiele szkoleń, kursów, fachowej literatury oraz stron internetowych, które pozwalają na przygotowanie się do pracy menadżera.

Stopka autorska: Prince 2 – skuteczna metodyka zarządzania.