Jak pisać służbowe maile?

Często kontaktujesz się ze swoimi przełożonymi z firmie za pośrednictwem poczty elektronicznej? Chcesz wiedzieć jak pisać profesjonalnie, rzeczowo i zgodnie z obowiązującymi zasadami? Zapoznaj się z artykułem i zobacz jakich błędów powinieneś unikać.

Trzymaj się obowiązującego, formalnego stylu. Rozpocznij maila od od „Szanowni Panie/Szanowna Pani”, a zakończ go formułą „Z poważaniem”. Takie zwroty sygnalizują, że szanujesz odbiorcę, a odstępstwa od nich mogą być niemile potraktowane. W żadnym wypadku nie posługuj się „pozdrowieniami i powitaniami”.

Zawieraj w tytule czytelnie treści. Nikt nie otworzy Twojej wiadomości, jeśli nie będzie na pierwszy rzut wiedział o co chodzi, a nie na tym Ci zależy. Sygnalizuj w jakiej sprawie piszesz, mail jest jak ogłoszenie. Temat powinien być zwięzły i rzeczowy. Jeśli jesteś odpowiedzialny za jakiś sektor w firmie posługuj się na początku maila nawiasami zamkniętymi, np. „[Sektor PR] Tutaj właściwy tytuł”. To pozwala odbiorcy na łatwiejszą obsługę setkami wiadomości i pozwala na czytelny odbiór komunikatu.

Odpuść sobie emotikony i wersaliki. Nikt nie będzie uważał Cię za poważnego pracownika, partnera jeśli wszystko co pragniesz podkreślić będzie zapisane wielkimi literami. Buźki i uśmieszki także nie są pożądane. Nie wytłuszczaj druku, nie nadużywaj kursywy i pamiętaj o odpowiednim układzie wiadomości.

Pisz zwięzłym i zrozumiałym językiem. Każdy szuka oszczędności w czasie i nie poświęci na Twój komunikat kilkunastu minut. Odpuść sobie zdania wielokrotnie złożone i wyszukane słownictwo. Jeśli obracasz się wśród wyspecjalizowanej grupy fachowców korzystaj z odpowiedniej terminologii, unikaj przy tym potocznych zwrotów.

Stopka autorska: ogłoszenie – http://ogloszenia.infokoszalin.pl