Outsourcing czy zatrudnienie – jak zapewnić stabilność systemów informatycznych

W świecie ,w którym komputery w przedsiębiorstwach są niezastąpione, a ich zadania przestały ograniczać się do edycji tekstów, właściwe jest zwrócenie szczególnej uwagi na bezpieczeństwo i niezawodność systemów komputerowych oraz na ich dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa, uwzględniając w tym specyfikę działalności.

Zatrzymanie działania systemu komputerowego oznacza bardzo często zatrzymanie całego przedsiębiorstwa, zaś uszkodzenie danych może oznaczać w wielu przypadkach nawet upadek firmy, a co najmniej olbrzymie problemy. Żeby nie dopuścić do takich problemów, coraz większa  liczba firm, zatrudnia wysoko wykwalifikowanych specjalistów lub zewnętrzne firmy, działające w sferze usług z zakresu serwisu systemów komputerowych. Tak naprawdę firmy coraz częściej stają nie przed pytaniem czy muszą mieć obsługę informatyczną, ale jak taką obsługę zorganizować, by ponosząc jak najmniejsze koszty zapewnić sobie pomoc we wszystkich dziedzinach związanych z komputerami, sieciami, dostępem do Internetu, oprogramowaniem do zarządzania biznesem czy systemami operacyjnymi. Bogate korporacje mogą sobie pozwolić na utrzymanie rzeszy pracowników, starających się zadbać o każdy wymiar pracy systemu komputerowego. Małe i średnie przedsiębiorstwa, ze względów finansowych takiego komfortu nie mają. Rozwiązaniem dla tych firm jest outsourcing serwisu systemów informatycznych, czyli przeniesienie na zewnętrzne firmy odpowiedzialności za właściwe funkcjonowanie sprzętu i oprogramowania w swojej firmie.

Do głównych korzyści z outsourcingu należy zaliczyć minimalizację kosztów, zapewnienie ciągłości obsługi, dostęp do fachowców z różnych dziedzin, nazywanych potocznie informatyką, nawet jeśli są oni potrzebni rzadko. Spora grupa firmy świadczących usługi outsourcingu, posiada również odpowiednią kadrę, mogącą sprostać wyzwaniom takim jak integracja systemów do zarządzania procesami w firmie. Takie firmy są szczególnie cenne, łączą bowiem umiejętność zrozumienia procesów biznesowych firmy wraz ze znajomością systemów mogących usprawnić system podejmowania decyzji, wspomagania przepływu informacji czy zarządzania zasobami ludzkimi. Zazwyczaj usługi takich firm są droższe od usług firm typowo informatycznych, skoncentrowanych na technologicznej stronie informatyki.

Co jest lepszym rozwiązaniem, zatrudnianie informatyka na etacie, czy wynajęcie zewnętrznej firmy, która będzie obsługiwała nasz system? To oczywiście zależy od sytuacji, ale w znacznej części przypadków to drugie rozwiązanie będzie zapewne znacznie atrakcyjniejsze finansowo, a często również użytkowo. Warto również zastanowić się jaką firmę wybrać. Firmy typowo technologiczne będą zazwyczaj tańsze, ale należy pamiętać, że w większości firm komputery i systemu informatyczne nie stanowią podstawy prowadzenia działalności. Są narzędziami, które mają zapewnić zbieranie i optymalne wykorzystanie informacji. W najprostszym ujęciu wystarczy, że wystawią fakturę i zapamiętają informacje o transakcjach, w bardziej zaawansowanych wersjach będą musiały udostępniać obrobione informacje o przepływach finansowych, rotacji towaru, relacjach z klientami, podatkach, pracownikach, przewidywanych przychodach, realizacji budżetów i wielu innych rzeczach i procesach w firmie. Przystępując do podejmowania decyzji należy więc dokładnie przemyśleć czego oczekuje się od systemu informatycznego oraz od ludzi, którzy ten system mają wdrożyć, bazując często tylko na opisie potrzeb. Warto zwrócić uwagę, czy ludzie ci są w stanie nie tylko dopasować odpowiednie elementy systemu, ale czy są w stanie zrozumieć przewagi rynkowe firmy i wesprzeć je odpowiednio dobranym oprogramowaniem oraz jego wdrożeniem.