Procedura wymiany dokumentów księgowych drogą internetową wymaga uzyskania zgody na e-fakturę. Faktury elektroniczne wymagają akceptacji w formie pisemnej lub elektronicznej. W zawartej akceptacji należy zawrzeć nazwę i adres firmy, podstawę prawną na podstawie której takie działanie jest podejmowane ( Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej) oraz wskazać adres internetowy na który faktury mają być kierowane. Warto pamiętać, aby wskazać adres firmowy – dostępny dla wielu pracowników lub księgowości.
Przesyłanie e-faktury jednemu pracownikowi, może opóźnić realizację transakcji w związku z urlopami lub podczas nieobecności osoby upoważnionej. Rezygnacja z korzystania z dokumentów elektronicznych odbywa się w taki sam sposób – drogą pisemną lub elektroniczną, gdzie już następnego dnia wcześniejsze ustalenia tracą ważność. Ważną zaletą jest automatyzacja procesu wystawiana e-faktury, gdzie nie trzeba za każdym razem od początku wprowadzać danych. Program do wystawiania faktur automatycznie ją uzupełnia, co ułatwia późniejszy obieg i archiwizację. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku przechowywania wszystkich faktur, nie tylko tych tradycyjnych – papierowych, ale również elektronicznych. Najczęściej pliki przechowywane są na płytach, zabezpieczonych dyskach lub w elektronicznym archiwum
.
