Jak wybrać salę konferencyjną?

Ta pozornie prosta czynność nie jest tak łatwa jak się wydaje. Należy zwrócić uwagę na wiele rzeczy, inaczej konferencja, którą organizujemy okaże się strasznym niewypałem. W skrócie przedstawiamy najważniejsze z nich. Dzięki temu zdobędziesz kolejne sprawności eventowca, zwiększając swoje szanse na kolejne zamówienia.

Cena

Nie istnieje w Internecie profesjonalna porównywarka cen. Każdą cenę musisz sprawdzić osobiście. W dużych miastach bardzo się one wahają, dlatego poświęcając czas na porównanie cen możesz łatwo zaoszczędzić kilka stówek. Pamiętaj jednak, żeby wraz z ceną nie obniżać standardu. Taka oszczędność jest krótkowzroczna, ponieważ komfort jest jedną z tych rzeczy, która najbardziej zapada w pamięć każdemu uczestnikowi. Bądź otwarty na negocjacje. Jeśli konferencja trwa kilka dni i odbywa się cyklicznie, masz prawo żądać niższej ceny.

Standard

Oczywiście im wyższy, tym lepszy. Jednak warto dopasować go do rodzaju konferencji. Jeśli Twojemu klientowi zależy bardziej na niskiej cenie, niż prestiżu, czy dobrej lokalizacji, musisz dostosować się do jego wymagań. Pamiętaj, że jeżeli Twoja konferencja ma liczyć 100 osób, salę musisz dobrać tak, żeby pomieściło się w niej teoretycznie 120. Inaczej nie będziesz przygotowany na niespodziewanych gości, a zaduch uniemożliwi uczestnikom komfortowy udział w przedsięwzięciu. Sprawdź (o ile to możliwe) czy na czas trwania konferencji nie jest planowany w okolicy jakiś duży remont. Skutecznie może on przeszkodzić w wysłuchaniu nawet najciekawszego wykładu.

Sprzęt

Najlepiej zrobisz pytając wcześniej prelegentów o sprzęt, jakiego potrzebują. Być może ich oczekiwania będą bardzo standardowe. Rzutnik, wyświetlacz, oprogramowanie Office, Flipchart. Na niektórych szkoleniach ważne jest jednak ustawienie krzeseł, ponieważ prowadzący proponuje specyficzne ćwiczenia, albo niestandardowe oprogramowanie komputerowe. To po stronie organizatora leży przygotowanie się na to. Żeby uniknąć przykrych niespodzianek najlepiej sporządź wcześniej ankietę dotyczącą oczekiwań sprzętowych, którą możesz rozesłać w mailu, albo przesłać do głównego organizatora konferencji, przed podpisaniem umowy.

Wybór sali

Ilość miejsc, odległość od centrum (liczona od Pałacu Kultury), czy cena – wszystko możesz sprawdzić w sieci po wpisaniu w wyszukiwarce frazy „Sale konferencyjne Warszawa„. W mniejszych miastach wybór jest znacznie mniejszy, co nie zwalnia Cię z obowiązku porównania wszystkich opcji. Czasami za gorszą lokalizacją idą wyższe standardy.

Catering

Wybierając salę pamiętaj również o cateringu. Musi znajdować się w niewielkiej odległości od konferencji, ponieważ inaczej zwiększysz jego koszty. Warto zadbać też o wegetariańskich uczestników. Przy zapisach na konferencję powinno pojawić się pytanie o rodzaj diety. Jeśli jakaś firma cateringowa nie posiada opcji wegetariańskiej nie zamawiaj u niej posiłku! Znaczy to, że nie jest w pełni profesjonalna! Poszukaj opinii na forach. Nic tak nie uprzykrza czasu na konferencji niż podany w przerwie zimny obiad, albo niedosolona ryba.