Firmowe wyjazdy na konferencje

Firmy chętnie wysyłają swoich pracowników na targi branżowe, konferencje i sympozja poświęcone tematyce związanej z prowadzoną przez nie działalnością. Udział w tego typu wydarzeniach, to okazja zarówno do pogłębienia wiedzy dziedzinowej, jak i szansa do nawiązania nowych kontaktów z ludźmi czy firmami działającymi w danej branży, czy zainteresowanymi podobnymi zagadnieniami. Udział w targach branżowych daje także możliwość porozmawiania z potencjalnymi klientami czy podwykonawcami oraz zbadania potrzeb i uwag klientów na temat oferowanych produktów czy usług. Zdobyta w ten sposób wiedza będzie mogła zostać wykorzystana do przygotowania oferty bardziej dopasowanej do potrzeb rynku, a w konsekwencji pozwoli na zwiększenie sprzedaży i większe zyski w przyszłości.

Z punktu widzenia organizacji, wyjazdy na konferencje mogą być całkiem sporym przedsięwzięciem. Ma to miejsce szczególnie w przypadku konferencji trwających wiele dni oraz organizowanych w innych krajach. Przykładowo, organizacja wyjazdu dziesięciu osób na konferencje do Pekinu, wymagać będzie m.in. załatwienia potrzebnych dokumentów (paszporty, wizy, itp.), wykupienia biletów lotniczych, rezerwacji noclegów i posiłków w miejscu w którym obywa się wydarzenie. W takim przypadku, organizację wyjazdu warto powierzyć biurom podróży zajmującym się wyjazdami dla firm, czy firmom działającym w branży MICE (ang. Meetings, Incentives, Conferences and Events). Firmy te, działając już w branży od wielu lat, mają doświadczenie w organizacji i planowaniu grupowych imprez firmowych.

Dużym wyzwaniem może być również organizacja samej konferencji. Z zależności od czasu trwania, przewidywanej ilości zaproszonych prelegentów oraz gości, przygotowanie takiego wydarzenia wymagać może nie tylko wielu godzin spędzonych załatwianiu różnego rodzaju formalności, ale również sporych nakładów finansowych. Przygotowując konferencję musimy pamiętać nie tylko o zaplanowania terminu, wynajęciu odpowiedniego obiektu konferencyjnego i zaproszeniu prelegentów oraz gości z branży. Dodatkowe zadania dla organizatora konferencji, to m.in. wydruk materiałów konferencyjnych, zawierających program, przedstawiających prelegentów i streszczenia poszczególnych wykładów. Zadbać należy też o catering czy wskazanie miejsc noclegowych dla wybranych gości. Kongres czy konferencja wymaga również reklamy w mediach lokalnych, ogólnokrajowych czy mediach branżowych (w zależności od zasięgu konferencji). Warto również poszukać sponsorów – w znacznym stopniu obniży to koszt przygotowania konferencji. Ze względów choćby wizerunkowych, wiele firm działających w danej branży bardzo często zainteresowana jest dofinansowaniem tego typu wydarzenia.

Stopka autorska: aplanet.pl – wyjazdy na konferencje