Okresowa weryfikacja obiegu dokumentów w firmie

Płynny obieg dowodów księgowych w spółce umożliwia jej wydajne funkcjonowanie. Zmniejsza się okres wymagany na dotarcie do kluczowych danych oraz czas obsługi różnych problemów. Ulepsza także wdrażanie kontroli. Kontrola procesu obiegu dokumentów wykonywana jest regularnie, a dokumentacja przepływu dokumentów weryfikowana jest okresowo.

Dowody księgowe powinny być kontrolowane pod względem formalnym przez właściwe działy organizacyjne spółki oraz podpisane przez pracowników uprawnionych.

Weryfikacja merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy:

• dowód księgowy sporządzony był  przez stosowną jednostkę,
• weryfikowana transakcja ma potwierdzenie w podpisanym budżecie,
• dokonana operacja gospodarcza była przewidziana w celu niezakłóconego funkcjonowania firmy,
• informacje ujęte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości,
• podpisano umowę na operację, która jest ewidencjonowana analizowanym dowodem księgowym,
• zastosowane stawki są w zgodzie z ratyfikowanymi kontraktami lub innymi zasadami obowiązującymi w określonej tematyce,
• operacja gospodarcza miała miejsce w zgodzie z właściwym przepisem prawnym.

Do przeprowadzenia weryfikacji merytorycznej zobligowany jest zazwyczaj kierownik właściwego działu spółki.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na wyjaśnieniu, czy dokumenty przygotowano prawidłowo od strony formalnej a także czy dane nie zawierają błędów rachunkowych. Polega ona głównie na upewnieniu się, czy:

• dowód ma cechy niezbędne dla dowodów księgowych według artykułu 21 UoR.
• rachunek został wystawiony w zgodzie z zasadami ujętymi w rozp. Ministra Finansów z 25 maja 2005 roku.
• dowód został uwierzytelniony właściwymi stemplami stron biorących udział w operacji, m.in. stemplami indywidualnymi i sygnaturami osób działających w imieniu stron,
• dowód jest wolny od pomyłek rachunkowych,
• jeśli dowód został przygotowany w walucie obcej to czy zawiera przemianowanie na walutę polską,
• przeprowadzono w sposób bezbłędny przeliczenia dowodu sporządzonego w walucie innego kraju na walutę krajową (jeżeli owego przemianowania brak, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym sam sporządza kalkulację.

Kontrolę formalno-rachunkową przeprowadza zazwyczaj wyznaczony przez głównego księgowego pracownik.

Stopka autorska: księgowy – http://benefit-krakow.pl