Organizacja przyjęcia okolicznościowego

Zorganizowanie perfekcyjnego przyjęcia okolicznościowego wiąże się ze spełnieniem wielu kryteriów. Przede wszystkim należy poświęcić bardzo dużo czasu na planowanie i organizację, by mieć pewność, że przyjęcie będzie dopięte na ostatni guzik.

Po pierwsze, należy określić kryterium okoliczności, czyli czy mamy do czynienia z imprezą rodzinną (wesela, zaręczyny, chrzciny itp.), oficjalną (firmowa, kongres, wernisaż, nadanie odznaczenia itp.) czy też koleżeńską (awans, spotkanie towarzyskie, klasowe, maturalne itp.).

Następnym elementem jest określenie czy impreza okolicznościowa ma odbywać się w formie stojącej (bankiety angielskie) czy siedzącej (koktajl, aperitif, lampka wina itp). Określenie tego kryterium jest bardzo ważne ze względu na czas trwania poszczególnych typów imprezy oraz jego formalności.

Bankiety stojące charakteryzują się przede wszystkim sposobem podawania potraw: małe, niekruszące się zakąski, podawane w sposób umożliwiający konsumpcję jedną ręką lub sztućcem (koreczki, kanapki, ciastka, owoce), napoje niskoalkoholowe. Bardzo dobrą praktyką jest ustawienie kelnera przy bufecie z daniami gorącymi.
Imprezy siedzące nie potrzebują aż tylu zabiegów związanych z dostosowaniem menu, natomiast w tym przypadku należy zwracać olbrzymią uwagę na czystość stołów, dostępność talerzy, sztućców, szklanek i kieliszków. Dużą wagę należy również przywiązywać do ilości potraw i napojów znajdujących się na stołach.

Aby mieć pewność, że przyjęcia okolicznościowe będą dobrze zorganizowane i przeprowadzone, należy sprawdzić czy posiadane wyposażenie i liczba obsługujących wystarcza do obsługi zakładanej ilości osób. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie musi sporządzić szczegółowy plan imprezy, w którym uwzględni ilość gości oraz wymagania dotyczące imprezy, zarówno od strony technicznej (sprzęt grający, ochrona, atrakcje) jak i lokalowej. Zaplanuje szczegółowe menu, które dostosowane jest do możliwości finansowych oraz kolejność podawania potraw i napojów. Podczas ustalania menu ważna jest też degustacja wyrobów i win, które mają być serwowane na przyjęciu. Spowoduje to, że klient negocjujący z nami umowę poczuje się doceniony, będzie miał okazję przekonać się czy serwowane potrawy i napoje są dobrej jakości.

Bardzo ważnym czynnikiem logistycznym jest również ułożenie stołów, rozmieszczenie gości i przebieg obsługi (od nakrywania stołów, poprzez obsługę gości i sprzątanie).

Jednym z ważniejszych elementów są również dekoracje. Przyjęte jest, że nie powinny stanowić przeszkody w komunikacji pomiędzy osobami i stanowić zagrożenia dla uczestników imprezy oraz obsługi. Powinny być również dostosowane pod względem kolorystycznym do otoczenia. We wnętrzach lub plenerach cechujących się wyjątkową architekturą lub krajobrazem, ozdoby powinny stanowić jedynie dodatek, tło dla pomieszczenia lub pleneru.

Stopka autorska: przyjęcia okolicznościowe – http://www.mieszko-hotel.pl/