Nowoczesna archiwizacja

Większości ludzi archiwizacja kojarzy się głównie z niekończącymi się rzędami regałów w ciemnym, chłodnym pomieszczeniu, na których równo poukładane są niezliczone stosy teczek i pudeł, zawierających dokumenty, takie jak umowy, rachunki czy sprawozdania. Jest to jednak tylko jedna z możliwych wersji archiwum w tradycyjnym wydaniu, wciąż często spotykana ale powoli ustępująca już miejsca nowocześniejszym i bardziej wydajnym rozwiązaniom.

Z punktu widzenia firm przechowywanie dokumentacji w formie papierowej to przykry obowiązek, wiążący się ze stratą cennej przestrzeni biurowej oraz pochłaniający czas pracowników, którzy muszą na bieżąco katalogować i porządkować wciąż napływające do firmy papiery. Dlatego ta metoda przechowywania informacji powinna być ograniczona jedynie do dokumentów, których zachowanie w formie papierowej jest wymagane przez polskie prawo. Inne ważne i potrzebne umowy, rachunki i formularze coraz częściej poddawane są „digitalizacji”, co w praktyce oznacza ich zeskanowanie i wprowadzenie do elektronicznego archiwum a następnie zniszczenie papierowych oryginałów. Takie rozwiązanie ma wiele zalet: dokumenty w formie elektronicznej są zawsze łatwo dostępne a ich przeszukiwanie jest szybkie i proste, są bezpieczne ponieważ nie zagraża im wilgoć, pleśń ani pożar a przede wszystkim nie zajmują miejsca w biurach. Oczywiście transformacja archiwów z ich tradycyjnej postaci do wersji elektronicznej nie jest procesem natychmiastowym i wymaga pewnych nakładów finansowych. Na szczęście na rynku działają obecnie profesjonalne firmy, świadczące kompleksowe usługi archiwizacyjne, w tym digitalizację danych i niszczenie dokumentów papierowych.

W obecnych czasach, archiwizacja danych odnosi się jeszcze jednego aspektu działalności większości współczesnych przedsiębiorstw. Chodzi oczywiście o komputery i przechowywane na nich informacje. One także powinny być archiwizowane, co obejmuje nie tylko ich porządkowanie, sortowanie i katalogowanie, ale przede wszystkim wykonywanie kopii zapasowych na wypadek awarii systemu. Regularnie przybywające pliki z ważnymi informacjami powinny być co najmniej raz na miesiąc kopiowane na zapasowe dyski twarde lub płyty. Dobra organizacja sprawi, że proces ten wykonywany będzie bez zakłócania bieżącej działalności firmy a wynikające z niego korzyści mogą okazać się nieocenione.