Zgoda na fakturę elektroniczną

E-faktura, to elektroniczna wersja tradycyjnego dokumentu handlowego, która staje się coraz bardziej popularna wśród przedsiębiorców. Takie rozwiązanie pozwala przede wszystkim na usprawnienie obiegu dokumentów – klienci otrzymują faktury elektroniczne natychmiast, bez konieczności oczekiwania na dostarczenie przez operatora pocztowego lub kuriera. Taka forma wymiany dokumentów nie tylko skraca czas realizacji transakcji ale przede wszystkim pozwala zredukować codzienne koszty utrzymania przedsiębiorstw. Już po kilku miesiącach korzystania zmniejszają się znacznie koszty papieru oraz wydruków ale przede wszystkim koszt zakupu kopert i znaczków pocztowych.

Procedura wymiany dokumentów księgowych drogą internetową wymaga uzyskania zgody na e-fakturę. Faktury elektroniczne wymagają akceptacji w formie pisemnej lub elektronicznej. W zawartej akceptacji należy zawrzeć nazwę i adres firmy, podstawę prawną na podstawie której takie działanie jest podejmowane ( Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej) oraz wskazać adres internetowy na który faktury mają być kierowane. Warto pamiętać, aby wskazać adres firmowy – dostępny dla wielu pracowników lub księgowości.

Przesyłanie e-faktury jednemu pracownikowi, może opóźnić realizację transakcji w związku z urlopami lub podczas nieobecności osoby upoważnionej. Rezygnacja z korzystania z dokumentów elektronicznych odbywa się w taki sam sposób – drogą pisemną lub elektroniczną, gdzie już następnego dnia wcześniejsze ustalenia tracą ważność. Ważną zaletą jest automatyzacja procesu wystawiana e-faktury, gdzie nie trzeba za każdym razem od początku wprowadzać danych. Program do wystawiania faktur automatycznie ją uzupełnia, co ułatwia późniejszy obieg i archiwizację. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku przechowywania wszystkich faktur, nie tylko tych tradycyjnych – papierowych, ale również elektronicznych. Najczęściej pliki przechowywane są na płytach, zabezpieczonych dyskach lub w elektronicznym archiwum
.

Stopka autorska: faktury elektroniczne – http://www.eko-faktura.pl