Dokument elektroniczny – moda czy konieczność?

Kwestie związane ze stosowaniem w przedsiębiorstwach dokumentów w formie elektronicznej funkcjonują w naszym kraju od około 20 lat. Procesy obiegu dokumentów elektronicznych są wciąż doskonalone w kontekście potrzeb i wymagań danej organizacji. Wiedza na ten temat jest coraz bardziej rozległa, a systemy informatyczne, które zarządzają elektronicznym obiegiem dokumentów, są niemal dopasowywane indywidualnie do każdej organizacji zapewniając sprawną rejestrację , dystrybucję i archiwizację dokumentów.

Bez względu jednak na znaczący rozwój procesów cyfryzacji i digitalizacji, w polskich przedsiębiorstwach wciąż sprawnie funkcjonuje  środowisko dokumentów papierowych.  Środowiska tego, z pewnością nie należy ignorować lub traktować jako przestarzały model wymiany informacji.  Stanowi on bowiem, w połączeniu z dokumentami w postaci cyfrowej, nierozerwalny element zarządzania obiegiem informacji w firmie.

Popularność różnego rodzaju terminów związanych z obiegiem dokumentów np. elektroniczne biuro, e-urząd, biuro bez papieru, e-faktura, sprawiają, że przedsiębiorcy zaczynają zwracać uwagę na zmiany zachodzące w modelu zarządzania firmą i wynikające z nich profity w postaci optymalizacji kosztów i lepszej wydajności  przedsiębiorstwa. Zaczynają więc zastanawiać się nad wdrożeniem nowoczesnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Nie jest to jednak takie proste, gdyż w wielu przypadkach nie da się od razu przełożyć wszystkich dokumentów do postaci cyfrowej. Wynika to ze specyfiki działalności przedsiębiorstwa, stosowanych urządzeń i oprogramowania, czy w końcu predyspozycji pracowników.

Dokumenty elektroniczne

Aby wdrożenie takie miało sens i przyniosło więcej pożytku niż szkody należy dokładnie przeanalizować procesy obiegu dokumentów w firmie a następnie zastanowić się, które informacje możemy przesyłać jedynie poprzez kanał elektroniczny, a które nadal potrzebują być w postaci wydruków.

Jednym z obszarów obiegu dokumentów w firmie, który w prosty sposób można zamienić na obieg elektroniczny jest obszar związany z fakturowaniem.  Obecne przepisy prawne traktują fakturę elektroniczną na równi z fakturą papierową. Zachowując  zasady wskazane w ustawie nie trzeba generować wydruków faktur. Można natomiast w szybki sposób przesłać fakturę do kontrahenta drogą elektroniczną .

Niewątpliwie systemy elektronicznej wymiany dokumentów niosą dla przedsiębiorstw wiele korzyści w postaci ograniczenia kosztów wydruków, szybszej wymiany informacji i szeroko pojętej optymalizacji procesów biznesowych. Przełożenie jednak wszystkich dokumentów na grunt cyfrowy wymaga wdrożenia odpowiedniego systemu informatycznego, którego koszt niejednokrotnie jest zbyt wysoki dla przeciętnej polskiej firmy. Rozwiązaniem tej sytuacji może być skorzystanie z rozwiązań dostępnych on-line, gdzie po opłaceniu abonamentu możemy korzystać z systemu  bez konieczności ponoszenia dodatkowych inwestycji w obszarze zarządzania dokumentami . Przykładem tego typu rozwiązań są serwisy do obsługi  e-mail marketingu, przesyłania e-faktury czy archiwizacji dokumentów elektronicznych.

Stopka autorska: e-faktura – https://eko-faktura.pl/