Podpis elektroniczny – gwarancja autentyczność e-faktur

Światowy trend w odchodzeniu od tradycyjnych – papierowych dokumentów księgowych na rzecz wykorzystywania e-faktury staje się coraz bardziej popularny również w Polsce. Pomimo ogromnego wciąż przyzwyczajenia do papierowych wydruków faktur, przesyłek pocztowych i archiwizacji w segregatorach, przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z nowoczesnych, internetowych rozwiązań, które niosą wiele zalet i nowych możliwości.

Główną zaletą stosowania e-faktury jest ogromna oszczędność czasu zarówno na etapie wystawiania dokumentu (pełna automatyzacja procesu przy wykorzystaniu programu do wystawiania faktur)  i obiegu –  dostarczenia do kontrahenta, księgowości i miejsca archiwizacji. Użytkownicy, którzy zdecydowali się na elektroniczny obieg dokumentów wskazują także na zauważalną oszczędność finansową, dzięki braku konieczności wydruków oraz wysyłki dokumentów pocztą oraz bardziej efektywne zarządzanie płatnościami za oferowane towary i usługi.

Pomimo jednak wielu zalet i korzyści dla obu – współpracujących stron, przedsiębiorcy obawiają się czy proces e-fakturowania, który stosują jest zgodny z przepisami prawa. Największe kontrowersje i niejasności budzi konieczność zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia e-faktur. Autentyczność pochodzenia to gwarancja, że dany dokument został wystawiony przez określoną firmę wskazaną w przedmiocie zamówienia lub umowie  na usługę. Integralność treści dotyczy zaś gwarancji, że dane i informacje zawarte na fakturze nie zostały zmienione.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku, wskazuje dwa najkorzystniejsze sposoby zabezpieczenia faktury elektronicznej przed ingerencją osób trzecich. Pierwszym wymienionym w ustawie sposobem jest kwalifikowany podpis elektroniczny.  Zawiera on kwalifikowany certyfikat, który wystawiany jest z zastosowaniem wielu procedur weryfikacji tożsamości. Bezpieczny podpis elektroniczny wykonywany jest za pomocą kwalifikowanego urządzenia i przyporządkowany jest do jednej – zdefiniowanej osoby oraz powiązany z konkretnymi informacjami, których modyfikacja jest automatycznie wykrywana. Drugim narzędziem wskazanym w rozporządzeniu jest elektroniczna wymiana danych (EDI) . Electronic Data Interchange  to sposób wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. System ten umożliwia przesyłanie dokumentów, w tym faktury elektroniczne z komputera dostawcy do urządzenia nabywcy. Wdrożenie systemu jest kosztowną inwestycją, dlatego głównie decydują się na niego duże, często międzynarodowe podmioty.

Stopka autorska: e-faktury – http://www.eko-faktura.pl