Usprawnienie obiegu informacji dzięki systemom kancelaryjnym

O ogromnym znaczeniu, jakie posiada prawidłowy obieg informacji w firmie mówi się już od dziesięcioleci. Nieustannie powstają jednak nowe przedsiębiorstwa, a ich właściciele i pracownicy muszą mierzyć się z tym problemem.

Co więcej, wraz z upływem lat zmienia się sam charakter trafiających do firmy dokumentów, informacje zawarte na papierze są bowiem systematycznie wypierane przez te, które przesyła się w formie elektronicznej. Pomysłów na usprawnienie obiegu dokumentów jest wiele, aby wybrać ten, który najlepiej sprawdzi się w konkretnej firmie wypada zaś zapoznać się z tak zwanymi systemami kancelaryjnymi.

Podstawowa definicja systemu kancelaryjnego mówi o tym, że jest to sposób postępowania z dokumentacją, która jest tworzona w danej firmie, trafia do niej z zewnątrz, a także opuszcza konkretny podmiot. O systemie kancelaryjnym zaczynamy mówić w chwili wszczęcia sprawy, a przestajemy wówczas, gdy zostaje ona przekazana do archiwum. Najbardziej popularny wydaje się oczywiście dziennikowy system kancelaryjny, z którym na ziemiach polskich mamy do czynienia już od początku dziewiętnastego wieku. Jego podstawowym narzędziem jest tak zwany dziennik podawczy, w którym rejestruje się wszystkie dokumenty wpływające do danej firmy i opuszczające ją. W latach trzydziestych dwudziestego wieku coraz większą popularność zaczął zdobywać sobie jednak również system kancelaryjny bezdziennikowy, który, likwidując w firmie komórkę registratury, w istotny sposób upraszczał załatwianie spraw. Dziennik podawczy zastąpiono przez spis spraw, a już podczas ich rejestracji (odbywała się ona nie wielokrotnie, ale tylko raz) decydowano o tym, które elementy jej dokumentacji powinny trafić do archiwum, a które mają charakter dokumentacji niearchiwalnej.

Osoby pracujące nad tworzeniem najbardziej funkcjonalnych sposobów obiegu informacji w firmie stworzyły również system mieszany, który spotkał się z bardzo życzliwym przyjęciem. System ten zachowywał znaną z dziennikowego systemu kancelaryjnego książkę wpływu, przewidywał jednak jej uproszczoną wersję mającą do spełnienia jedynie funkcję pomocniczą. Ponadto pozostawiał rejestr spraw i wykaz akt ułatwiający szybkie dotarcie do niezbędnych w danym momencie dokumentów i ułatwiający pracownikom biurowym wypełnianie powierzonych im obowiązków. System sprawdził się zwłaszcza w tych firmach, które musiały kontaktować się ze swoimi oddziałami, a dość duże odległości geograficzne wymagały usystematyzowania sposobów przekazywania niezbędnej dokumentacji.

Stopka autorska: http://www.microsoft.com/poland/msp/problem-2-1.aspx