Rola systemu zarządzania w dużej firmie

Termin system zarządzania zawiera zbiór czynności regulujących działanie firm. W każdej dużej firmie mogą być stosowane rozmaite systemy. Najbardziej uniwersalne jest zarządzanie jakością oparte na normie ISO 9001. W spółce system zarządzania jakością pozwala usprawnić skuteczność, rozpocząć ustawiczne doskonalenie procesów, poprawić wizerunek, udoskonalić zadowolenie klientów, zmniejszyć koszty funkcjonowania, zwiększyć zaangażowanie kooperantów, ograniczyć główne niezgodności, zagwarantować żądaną jakość wykonywanych działań, zagwarantować skuteczny przepływ informacji oraz uporządkować zarządzanie organizacją.

Zastosowanie oraz zakres systemu zarządzania jest zawsze strategiczną uchwałą całego zarządu. Zaaprobowany w spółce system musi się udokumentować w formie księgi jakości, przebiegów procesów oraz innych dokumentów. Wszystkie dokumenty winny być opracowane przez fachowych, w danej dziedzinie specjalizacji, pracowników przedsiębiorstwa. Systemy zarządzania projektowane są na bazie wymagań podanych w poszczególnych standardach, jakkolwiek możliwe jest przygotowywanie funkcjonalnych systemów bez egzekwowania wymogów zawartych w danych standardach. Systemy zarządzania obejmują zwykle następujące składniki: wymagania ogólne, nadzór nad dokumentami, zobowiązania najwyższego kierownictwa, orientacja na użytkownika, przegląd systemu zarządzania, zabezpieczenie zasobów, podnoszenie kompetencji, otoczenie pracy, projektowanie, zakupy, kontrola, testowanie zadowolenia klienta, stałe doskonalenie, działania poprawcze a także działania zapobiegawcze.

Częste jest stosowanie w zarządzaniu organizacji systemów komputerowych, które umożliwiają sprawne zarządzanie organizacją, kontrolowanie przepływu informacji, automatyzację implementowania danych, skuteczne wykorzystanie zasobów, analizę procesów zarządzania, zredukowanie kosztów prac oraz synchronizację wszelkich czynności. Celem wydajnego zarządzania niezbędne są rzetelne dane, które muszą być wiarygodne, właściwe, aktualne oraz bezstronne. Analizowanie to metoda przetwarzania zgromadzonych danych dla otrzymania konkretnych decyzji. Zależnie od wariantu danych musi to implikować używanie trafnych narzędzi jakości, takich jak wykres ryby, diagram Pareto-Lorenza, karta Shewharta. Wszystkie kluczowe decyzje w firmie powinny być podejmowane na bazie analizy danych zdobywanych z różnorodnych miejsc.

Ciągłe ulepszanie systemu jakości znaczy nieprzerwane i ciągłe czynności w celu zwiększenia satysfakcji końcowego użytkownika. Do ustawicznego ulepszania procesów systemu zarządzania używane są, omówione najważniejsze metody. Przymusowe metody takie jak: audity, przeglądy zarządzania przez kierownictwo, analizy działań korygujących oraz badanie zadowolenia użytkownika. Metody polecane dodatkowo, których wykorzystywanie zależne jest od charakteru i potencjału techniczno-ekonomicznego danej spółki, to między innymi: 5 S, metodyka Deminga, six sigma, Kaizen czy banchmarking. Skutkiem ciągłego poprawiania jest inicjowanie udoskonaleń, dla poprawy efektywności zarządzania a także funkcjonowania organizacji.

Stopka autorska: Systemy zarządzania – http://vademecumzarzadzania.pl